Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen des Hotelbetriebs ist:

Betriebsstätte / Hoteladresse:
Promenaden Hotel am Theater
Theaterstraße 4
07545 Gera
Deutschland
Telefon: +49 170 4790000
E-Mail: info@hotel-am-theater.de
Vertreten durch den Geschäftsführer: Michael Olenberg

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung von Buchungen, zur Erfüllung des Beherbergungsvertrages, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen eine natürliche Person identifiziert werden kann, zum Beispiel Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Buchungsdaten, Zahlungsdaten oder Aufenthaltsdaten.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern eine Einwilligung erteilt wurde.

4. Besuch unserer Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver automatisch technische Daten verarbeitet. Dazu können gehören:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite,
• übertragene Datenmenge,
• verwendeter Browser,
• Betriebssystem,
• Referrer-URL,
• Hostname des zugreifenden Rechners.

Diese Daten werden verarbeitet, um die Website technisch bereitzustellen, die Systemsicherheit zu gewährleisten und Störungen zu erkennen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb unserer Website.

5. Hosting und technische Dienstleister

Unsere Website wird von Vercel Inc. (USA) gehostet. Die Auslieferung der Seite und die Ausführung unserer Server-Funktionen sind fest auf die Region Frankfurt am Main eingestellt; die Verarbeitung findet damit innerhalb der Europäischen Union statt.

Schutz vor automatisierten Zugriffen: Auf den Formularen dieser Seite (Chat, Buchungsauskunft, Zahlungsseite) läuft eine Prüfung, ob eine Anfrage von einem Menschen oder von einem Programm stammt, sowie eine Begrenzung der Anfragen je Internetanschluss. Dabei werden die IP-Adresse und technische Merkmale des Browsers verarbeitet; hierfür können technisch notwendige Angaben im Speicher Ihres Browsers abgelegt werden. Zweck ist ausschließlich die Abwehr von Missbrauch. Es findet keine Auswertung Ihres Verhaltens und keine Werbung statt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb der Website) sowie auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

6. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Dazu können gehören:

• Name,
• Telefonnummer,
• E-Mail-Adresse,
• Inhalt der Anfrage,
• gewünschter Reisezeitraum,
• Buchungs- oder Aufenthaltsdaten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage mit einer Buchung oder einem Aufenthalt zusammenhängt. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Kontaktaufnahme über WhatsApp

Sofern Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Bitte beachten Sie, dass WhatsApp ein externer Dienst ist. Bei Nutzung von WhatsApp können Daten durch den Anbieter des Dienstes verarbeitet werden. Wir haben keinen vollständigen Einfluss auf die Datenverarbeitung durch WhatsApp.

Die Nutzung von WhatsApp erfolgt freiwillig. Sie können uns jederzeit alternativ per Telefon oder E-Mail kontaktieren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Kommunikation der Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrages dient. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. KI-Chat-Assistent „Mia“

Auf unserer Website bieten wir einen KI-gestützten Chat-Assistenten („Mia“) an. Es handelt sich um ein System der künstlichen Intelligenz. Im Chatfenster wird darauf hingewiesen, dass Sie mit einem KI-Assistenten kommunizieren.

Mia hat zwei Funktionen:

• allgemeine Fragen rund um das Hotel (zum Beispiel Frühstück, Anreise, Parken, Zimmer);
• auf Wunsch Auskunft zu Ihrer eigenen Buchung, nach vorheriger Verifizierung.

Im Rahmen der Nutzung können folgende Daten verarbeitet werden:

• Inhalt Ihrer Chat-Nachrichten,
• für die Buchungsauskunft: Ihr Nachname und Ihre Buchungsnummer,
• die zu Ihrer Buchung angezeigten Angaben (zum Beispiel An- und Abreise, Zimmerkategorie, Verfügbarkeit des Zimmers) aus unserem Hotelsystem.

Verarbeitung durch einen KI-Anbieter: Zur Erzeugung der Antworten werden Ihre Nachrichten an einen externen Anbieter für Sprachmodelle übermittelt, dessen Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union stattfindet (Mistral AI, Frankreich). Eine Übermittlung in die USA findet nicht statt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Speicherung des Gesprächsverlaufs: Mit Ihrer Einwilligung wird der Gesprächsverlauf gespeichert und nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie die Qualitätssicherung. Ohne Ihre Einwilligung findet keine Speicherung und keine Buchungsauskunft statt.

Buchungsauskunft: Die Zuordnung erfolgt anhand von Nachname und Buchungsnummer. Angezeigt werden ausschließlich Angaben zu Ihrer eigenen Buchung. Zahlungsdaten sowie Daten anderer Gäste werden über den Chat nicht ausgegeben.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie vor Beginn des Chats ausdrücklich erteilen. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; der gespeicherte Gesprächsverlauf wird dann gelöscht.

Grenzen des Chats: Mia kann über den Chat weder buchen noch stornieren, keine Zahlungen auslösen und keine Türcodes ausgeben. Die Auskunft zu Ihrer Buchung ist auf die oben genannten Felder beschränkt, und die Prüfung von Nachname und Buchungsnummer erfolgt auf unserem Server, nicht durch das Sprachmodell.

Missbrauchsschutz: Chat und Buchungsauskunft sind durch eine Prüfung auf automatisierte Zugriffe und durch eine Begrenzung der Anfragen je Internetanschluss geschützt (siehe Abschnitt 5).

Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO ist mit dem Chat nicht verbunden.

9. Buchungen und Beherbergungsvertrag

Wenn Sie ein Zimmer buchen, verarbeiten wir die für die Buchung und Durchführung des Aufenthalts erforderlichen Daten. Dazu können gehören:

• Name,
• Anschrift,
• Telefonnummer,
• E-Mail-Adresse,
• Anreise- und Abreisedatum,
• Zimmerkategorie,
• Anzahl der Gäste,
• Zahlungsdaten,
• Rechnungsdaten,
• besondere Wünsche,
• Kommunikationsdaten,
• Buchungsnummer,
• Aufenthaltsverlauf.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Beherbergungsvertrages auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Buchung über unser Buchungssystem und über Buchungsportale

Für Buchungen auf dieser Website nutzen wir das Buchungssystem Mews. Das Buchungsfenster öffnet sich erst, wenn Sie auf „Reservieren“ beziehungsweise „Verfügbarkeit & Preise prüfen“ klicken. Vorher wird keine Verbindung zu Mews aufgebaut. Mit dem Klick werden Ihre Angaben zur Buchung (unter anderem Reisezeitraum, Name, Kontaktdaten und Zahlungsdaten) an Mews übermittelt und dort in unserem Auftrag verarbeitet.

Im Buchungsfenster erscheint ein eigener Einwilligungshinweis zu Cookies. Er stammt vom Buchungssystem und betrifft nur dieses Fenster (siehe Abschnitt 15).

Daneben kann unsere Website auf Buchungsportale verlinken.

Wenn Sie über ein externes Buchungssystem oder ein Buchungsportal buchen, werden Ihre Daten auch durch den jeweiligen Anbieter verarbeitet. Für diese Verarbeitung ist grundsätzlich der jeweilige Anbieter verantwortlich, soweit er die Daten in eigener Verantwortung verarbeitet.

Wir erhalten von Buchungsportalen und Buchungssystemen die Daten, die zur Durchführung Ihrer Buchung und Ihres Aufenthalts erforderlich sind.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bitte beachten Sie zusätzlich die Datenschutzhinweise des jeweiligen Buchungsportals oder Buchungsdienstleisters.

11. Zahlungsabwicklung

Bei Zahlungen verarbeiten wir Zahlungsdaten, soweit dies zur Abwicklung der Zahlung erforderlich ist.

Kartenzahlung über die Zahlungsseite dieser Website: Erhalten Sie von uns einen Zahlungslink, geben Sie Ihre Kartendaten in Eingabefelder ein, die direkt vom Zahlungsdienstleister Datatrans AG (Schweiz) bereitgestellt werden. Die Kartennummer und die Prüfziffer gelangen dadurch nicht auf unsere Server; wir erhalten nur eine Kennung der Zahlung. Die Schweiz ist von der Europäischen Kommission als Land mit angemessenem Datenschutzniveau anerkannt. Den Betrag entnehmen wir Ihrer Buchung in unserem Hotelsystem, nicht Ihren Angaben im Browser.

Je nach Zahlungsart können Daten außerdem an Banken, Kreditkartenunternehmen, weitere Zahlungsdienstleister oder das Buchungssystem übermittelt werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

12. Meldedaten nach dem Bundesmeldegesetz

Soweit gesetzlich vorgeschrieben, insbesondere bei ausländischen Gästen, verarbeiten wir Meldedaten nach den Vorschriften des Bundesmeldegesetzes. Dazu können gehören:

• Ankunftsdatum,
• voraussichtliches Abreisedatum,
• Familienname,
• Vorname,
• Geburtsdatum,
• Staatsangehörigkeit,
• Anschrift,
• Ausweisdaten, soweit gesetzlich vorgeschrieben,
• Anzahl mitreisender Personen, soweit gesetzlich erforderlich.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den gesetzlichen Meldepflichten für Beherbergungsstätten.

13. Rechnungen, Buchhaltung und gesetzliche Aufbewahrung

Wir verarbeiten Rechnungs-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten zur ordnungsgemäßen Buchführung und zur Erfüllung steuerlicher und handelsrechtlicher Pflichten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die Aufbewahrung erfolgt entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

14. Durchsetzung von Hausrecht, Schadensersatz und Sicherheit

Wir können personenbezogene Daten verarbeiten, wenn dies zur Durchsetzung unseres Hausrechts, zur Dokumentation von Schäden, zur Bearbeitung von Beschwerden, zur Abwehr unberechtigter Ansprüche oder zur Geltendmachung eigener Ansprüche erforderlich ist. Dazu können gehören:

• Name des Gastes,
• Buchungsdaten,
• Aufenthaltsdaten,
• Schadensdokumentation,
• Kommunikationsdaten,
• Zahlungsdaten,
• Fotos von Schäden oder Verunreinigungen, soweit erforderlich.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Wahrung unserer Rechte, der Sicherheit des Hotelbetriebs und der Durchsetzung berechtigter Ansprüche.

15. Cookies und Speicherung im Browser

Diese Website setzt keine Cookies. Wir verwenden weder Cookies zur Reichweitenmessung noch zur Werbung und binden keine Analyse- oder Trackingdienste ein. Auch die Schriften werden von unserem eigenen Server geladen, nicht von Dritten.

Technisch notwendige Angaben kann der Schutz vor automatisierten Zugriffen im Speicher Ihres Browsers ablegen (siehe Abschnitt 5). Sie dienen allein der Sicherheit der Formulare und nicht der Wiedererkennung zu Werbezwecken.

Buchungsfenster: Öffnen Sie mit einem Klick das Buchungsfenster, setzt das Buchungssystem eigene Cookies und zeigt dafür einen eigenen Einwilligungshinweis. Ihre dortige Auswahl können Sie im selben Fenster ändern. Solange Sie das Buchungsfenster nicht öffnen, werden diese Cookies nicht gesetzt.

Ein zusätzliches Einwilligungsbanner beim Aufruf unserer Seite ist deshalb nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

16. Karte, externe Links und Routenplanung

Die Karte auf unserer Seite ist ein Bild von unserem eigenen Server. Es wird kein Kartendienst eingebunden, insbesondere kein Google Maps. Erst wenn Sie die Karte anklicken, öffnet sich OpenStreetMap in einem neuen Fenster; ab diesem Zeitpunkt gelten die Bestimmungen dieses Anbieters.

Darüber hinaus kann unsere Website Links zu externen Diensten enthalten, zum Beispiel zu Buchungsportalen oder sozialen Netzwerken.

Wenn Sie einen externen Link anklicken, verlassen Sie unsere Website. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

Wir haben keinen Einfluss auf die Datenverarbeitung durch externe Anbieter.

17. Social Media Links

Unsere Website kann Links zu sozialen Netzwerken enthalten. Wenn Sie diese Links anklicken, werden Sie auf die Seiten der jeweiligen Anbieter weitergeleitet.

Eine Datenübertragung an den jeweiligen Anbieter kann dabei erfolgen. Für die Verarbeitung auf den Seiten der sozialen Netzwerke ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

18. Empfänger personenbezogener Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies erforderlich oder gesetzlich erlaubt ist. Empfänger können insbesondere sein:

• unser Buchungssystem (Mews),
• Buchungsportale,
• Zahlungsdienstleister (Datatrans AG, Schweiz),
• Banken,
• IT- und Hostingdienstleister (Vercel Inc., Verarbeitung in der EU),
• Anbieter des Sprachmodells hinter dem Chat-Assistenten (Mistral AI, Frankreich),
• Steuerberater,
• Buchhaltungsdienstleister,
• Reinigungs- und Wartungsdienstleister, soweit erforderlich,
• Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben,
• Rechtsanwälte oder Inkassodienstleister, soweit zur Anspruchsdurchsetzung erforderlich.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken erfolgt nicht.

19. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht, geeignete Garantien vorliegen oder Sie eingewilligt haben.

Für die auf dieser Website eingesetzten Dienste gilt im Einzelnen:

• Website und Server-Funktionen: Anbieter ist Vercel Inc. (USA), die Verarbeitung ist fest auf die Region Frankfurt am Main eingestellt. Grundlage sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag und die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.
• Chat-Assistentin Mia: Verarbeitung des Sprachmodells in Frankreich (Mistral AI). Eine Übermittlung in die USA findet nicht statt.
• Kartenzahlung: Datatrans AG in der Schweiz. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.

Bei Nutzung externer Dienste wie WhatsApp oder internationaler Buchungsportale kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union nicht ausgeschlossen werden.

20. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die Daten für die Dauer dieser Pflichten gespeichert.

Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks und Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder gesperrt.

21. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung,
• Recht auf Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit,
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden:

22. Widerruf einer Einwilligung

Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

23. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für Thüringen ist zuständig:

24. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung.

Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https“ beginnt und ein Schloss-Symbol angezeigt wird.

25. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

26. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich technische, rechtliche oder organisatorische Änderungen ergeben.