Политика конфиденциальности

1. Контролёр

Контролёром (лицом, определяющим цели и способы обработки данных) при обработке данных на этом сайте и в рамках работы отеля является:

Место ведения деятельности / адрес отеля:
Promenaden Hotel am Theater
Theaterstraße 4
07545 Gera
Германия
Телефон: +49 170 4790000
E-mail: info@hotel-am-theater.de
В лице управляющего директора: Michael Olenberg

2. Общие сведения об обработке данных

Мы обрабатываем персональные данные только в том объёме, в каком это необходимо для работы нашего сайта, обработки запросов, оформления бронирований, исполнения договора оказания гостиничных услуг, исполнения обязанностей по закону или защиты законных интересов.

Персональные данные, это любая информация, по которой можно определить физическое лицо, например имя, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, данные бронирования, платёжные данные или данные о проживании.

3. Правовые основания обработки

Обработка персональных данных ведётся прежде всего на следующих правовых основаниях по GDPR (Общий регламент ЕС о защите данных):

• ст. 6(1)(b) GDPR, для исполнения договора или преддоговорных действий;
• ст. 6(1)(c) GDPR, для исполнения обязанностей, установленных законом;
• ст. 6(1)(f) GDPR, для защиты законных интересов;
• ст. 6(1)(a) GDPR, если было дано согласие.

4. Посещение сайта и журналы сервера

При открытии нашего сайта веб-сервер автоматически обрабатывает технические данные. К ним могут относиться:

• IP-адрес,
• дата и время обращения,
• открытая страница,
• объём переданных данных,
• используемый браузер,
• операционная система,
• URL-адрес источника перехода (referrer),
• имя хоста обращающегося компьютера.

Эти данные обрабатываются, чтобы технически обеспечить работу сайта, гарантировать безопасность систем и выявлять сбои.

Правовое основание, ст. 6(1)(f) GDPR. Наш законный интерес состоит в безопасной и стабильной работе сайта.

5. Хостинг и технические поставщики услуг

Наш сайт размещён у Vercel Inc. (США). Отдача страниц и выполнение наших серверных функций жёстко привязаны к региону Франкфурт-на-Майне, то есть обработка происходит внутри Европейского союза.

Защита от автоматизированных обращений: в формах на этом сайте (чат, справка по бронированию, страница оплаты) работает проверка того, исходит ли запрос от человека или от программы, а также ограничение количества запросов с одного интернет-подключения. При этом обрабатываются IP-адрес и технические характеристики браузера; для этого в памяти вашего браузера могут сохраняться технически необходимые сведения. Цель, исключительно противодействие злоупотреблениям. Анализ вашего поведения и реклама не ведутся.

Обработка ведётся на основании ст. 6(1)(f) GDPR (безопасная работа сайта), а также на основании договора об обработке данных процессором согласно ст. 28 GDPR.

6. Обращение по электронной почте или телефону

Если вы связываетесь с нами по электронной почте или по телефону, мы обрабатываем сообщённые вами данные для обработки вашего запроса. К ним могут относиться:

• имя,
• номер телефона,
• адрес электронной почты,
• содержание запроса,
• желаемые даты поездки,
• данные бронирования или проживания.

Правовое основание, ст. 6(1)(b) GDPR, если запрос связан с бронированием или проживанием. В остальных случаях обработка ведётся на основании ст. 6(1)(f) GDPR.

7. Обращение через WhatsApp

Если вы связываетесь с нами через WhatsApp, мы обрабатываем переданные вами данные для обработки вашего запроса.

Обратите внимание, что WhatsApp, это внешний сервис. При использовании WhatsApp данные могут обрабатываться поставщиком этого сервиса. Мы не имеем полного влияния на обработку данных со стороны WhatsApp.

Использование WhatsApp добровольно. Вы всегда можете связаться с нами вместо этого по телефону или по электронной почте.

Правовое основание, ст. 6(1)(b) GDPR, если общение служит подготовке или исполнению договора. В остальном обработка ведётся на основании ст. 6(1)(f) GDPR.

8. ИИ-ассистент в чате «Mia»

На нашем сайте мы предлагаем чат-ассистента на базе искусственного интеллекта («Mia»). Это система искусственного интеллекта. В окне чата указано, что вы общаетесь с ИИ-ассистентом.

У Mia две функции:

• общие вопросы об отеле (например завтрак, как добраться, парковка, номера);
• по вашему желанию, справка по вашему собственному бронированию после проверки личности.

При использовании могут обрабатываться следующие данные:

• содержание ваших сообщений в чате,
• для справки по бронированию: ваша фамилия и номер бронирования,
• сведения по вашему бронированию, показанные из нашей гостиничной системы (например даты заезда и выезда, категория номера, готовность номера).

Обработка поставщиком ИИ: для формирования ответов ваши сообщения передаются внешнему поставщику языковых моделей, обработка у которого происходит внутри Европейского союза (Mistral AI, Франция). Передача в США не происходит. Обработка ведётся на основании договора об обработке данных процессором согласно ст. 28 GDPR.

Хранение истории разговора: с вашего согласия история разговора сохраняется и через 30 дней автоматически удаляется. Цель, обработка вашего запроса и контроль качества. Без вашего согласия хранение и справка по бронированию не выполняются.

Справка по бронированию: сопоставление ведётся по фамилии и номеру бронирования. Показываются исключительно сведения по вашему собственному бронированию. Платёжные данные и данные других гостей через чат не выдаются.

Правовое основание, ваше согласие по ст. 6(1)(a) GDPR, которое вы явно даёте перед началом чата. Согласие вы можете в любой момент отозвать с действием на будущее; сохранённая история разговора при этом удаляется.

Границы чата: через чат Mia не может ни бронировать, ни отменять бронирование, не может инициировать платежи и не выдаёт коды от дверей. Справка по вашему бронированию ограничена перечисленными выше полями, а проверка фамилии и номера бронирования выполняется на нашем сервере, а не языковой моделью.

Защита от злоупотреблений: чат и справка по бронированию защищены проверкой на автоматизированные обращения и ограничением количества запросов с одного интернет-подключения (см. раздел 5).

Автоматизированное принятие решений с правовыми последствиями в смысле ст. 22 GDPR с чатом не связано.

9. Бронирования и договор оказания гостиничных услуг

Когда вы бронируете номер, мы обрабатываем данные, необходимые для бронирования и проведения проживания. К ним могут относиться:

• имя,
• адрес,
• номер телефона,
• адрес электронной почты,
• дата заезда и дата выезда,
• категория номера,
• количество гостей,
• платёжные данные,
• данные для счёта,
• особые пожелания,
• данные переписки,
• номер бронирования,
• история проживания.

Обработка ведётся для исполнения договора оказания гостиничных услуг на основании ст. 6(1)(b) GDPR.

10. Бронирование через нашу систему бронирования и через порталы бронирования

Для бронирований на этом сайте мы используем систему бронирования Mews. Окно бронирования открывается только после того, как вы нажмёте «Забронировать» или «Проверить наличие и цены». До этого соединение с Mews не устанавливается. По нажатию ваши данные для бронирования (в том числе даты поездки, имя, контактные и платёжные данные) передаются в Mews и обрабатываются там по нашему поручению.

В окне бронирования появляется отдельное уведомление о согласии на использование cookie. Оно исходит от системы бронирования и касается только этого окна (см. раздел 15).

Кроме того, наш сайт может содержать ссылки на порталы бронирования.

Если вы бронируете через внешнюю систему бронирования или портал бронирования, ваши данные обрабатываются также соответствующим поставщиком. За эту обработку по общему правилу отвечает сам поставщик, если он обрабатывает данные под собственную ответственность.

От порталов бронирования и систем бронирования мы получаем данные, необходимые для проведения вашего бронирования и вашего проживания.

Правовое основание, ст. 6(1)(b) GDPR.

Просим дополнительно ознакомиться с политикой конфиденциальности соответствующего портала бронирования или поставщика услуг бронирования.

11. Обработка платежей

При платежах мы обрабатываем платёжные данные в объёме, необходимом для проведения платежа.

Оплата картой через страницу оплаты этого сайта: если вы получили от нас ссылку на оплату, данные вашей карты вводятся в поля, которые предоставляются напрямую поставщиком платёжных услуг Datatrans AG (Швейцария). Номер карты и код проверки таким образом не попадают на наши серверы; мы получаем только идентификатор платежа. Швейцария признана Европейской комиссией страной с адекватным уровнем защиты данных. Сумму мы берём из вашего бронирования в нашей гостиничной системе, а не из того, что вы ввели в браузере.

В зависимости от способа оплаты данные могут дополнительно передаваться банкам, карточным компаниям, другим поставщикам платёжных услуг или системе бронирования.

Правовое основание, ст. 6(1)(b) GDPR. В части, в которой действуют налоговые или торгово-правовые обязанности по хранению документов, обработка ведётся дополнительно на основании ст. 6(1)(c) GDPR.

12. Регистрационные данные по Bundesmeldegesetz

В случаях, предусмотренных законом, прежде всего в отношении иностранных гостей, мы обрабатываем регистрационные данные по правилам Bundesmeldegesetz (Федеральный закон Германии о регистрационном учёте). К ним могут относиться:

• дата прибытия,
• предполагаемая дата выезда,
• фамилия,
• имя,
• дата рождения,
• гражданство,
• адрес,
• данные документа, удостоверяющего личность, в объёме, предусмотренном законом,
• количество сопровождающих лиц, если это требуется по закону.

Правовое основание, ст. 6(1)(c) GDPR во взаимосвязи с установленными законом обязанностями регистрационного учёта для средств размещения.

13. Счета, бухгалтерия и хранение документов по закону

Мы обрабатываем данные счетов, платежей и бухгалтерского учёта для надлежащего ведения бухгалтерии и исполнения налоговых и торгово-правовых обязанностей.

Правовое основание, ст. 6(1)(c) GDPR.

Хранение осуществляется в соответствии с установленными законом сроками хранения.

14. Соблюдение правил проживания, возмещение ущерба и безопасность

Мы можем обрабатывать персональные данные, если это необходимо для обеспечения соблюдения наших правил проживания, документирования ущерба, рассмотрения жалоб, отражения необоснованных требований или заявления собственных требований. К таким данным могут относиться:

• имя гостя,
• данные бронирования,
• данные о проживании,
• документирование ущерба,
• данные переписки,
• платёжные данные,
• фотографии повреждений или загрязнений, если это необходимо.

Правовое основание, ст. 6(1)(f) GDPR. Наш законный интерес состоит в защите наших прав, безопасности работы отеля и реализации обоснованных требований.

15. Cookie и хранение данных в браузере

Этот сайт не использует cookie. Мы не применяем cookie ни для измерения охвата, ни для рекламы и не подключаем сервисы аналитики или отслеживания. Шрифты также загружаются с нашего собственного сервера, а не от третьих лиц.

Технически необходимые сведения может сохранять в памяти вашего браузера механизм защиты от автоматизированных обращений (см. раздел 5). Они служат только безопасности форм, а не узнаванию вас в рекламных целях.

Окно бронирования: если вы нажатием откроете окно бронирования, система бронирования установит собственные cookie и покажет для этого собственное уведомление о согласии. Свой выбор там вы можете изменить в том же окне. Пока вы не открываете окно бронирования, эти cookie не устанавливаются.

Поэтому дополнительный баннер согласия при открытии нашего сайта не требуется (§ 25(2) TDDDG, Закон Германии о защите данных в цифровых услугах и телекоммуникациях).

16. Карта, внешние ссылки и построение маршрута

Карта на нашей странице, это изображение с нашего собственного сервера. Никакой картографический сервис не подключён, в частности не подключён Google Maps. Только если вы нажмёте на карту, в новом окне откроется OpenStreetMap; с этого момента действуют условия этого поставщика.

Кроме того, наш сайт может содержать ссылки на внешние сервисы, например на порталы бронирования или социальные сети.

Нажимая на внешнюю ссылку, вы покидаете наш сайт. С этого момента действуют положения о защите данных соответствующего поставщика.

Мы не влияем на обработку данных внешними поставщиками.

17. Ссылки на социальные сети

Наш сайт может содержать ссылки на социальные сети. Нажимая на эти ссылки, вы переходите на страницы соответствующих поставщиков.

При этом может произойти передача данных соответствующему поставщику. За обработку на страницах социальных сетей отвечает сам поставщик.

18. Получатели персональных данных

Передача персональных данных происходит только в объёме, в каком она необходима или разрешена законом. Получателями могут быть, в частности:

• наша система бронирования (Mews),
• порталы бронирования,
• поставщик платёжных услуг (Datatrans AG, Швейцария),
• банки,
• поставщики ИТ-услуг и хостинга (Vercel Inc., обработка в ЕС),
• поставщик языковой модели, стоящей за чат-ассистентом (Mistral AI, Франция),
• налоговые консультанты,
• поставщики бухгалтерских услуг,
• клининговые и сервисные службы, в необходимом объёме,
• органы власти, если это предусмотрено законом,
• адвокаты или коллекторские службы, если это необходимо для реализации требований.

Передача в рекламных целях не производится.

19. Передача данных в третьи страны

Передача персональных данных в страны за пределами Европейского союза или Европейского экономического пространства происходит только при наличии законного основания, надлежащих гарантий или вашего согласия.

Для сервисов, используемых на этом сайте, действует следующее:

• Сайт и серверные функции: поставщик, Vercel Inc. (США), обработка жёстко привязана к региону Франкфурт-на-Майне. Основанием служат договор об обработке данных процессором и стандартные договорные условия Европейской комиссии.
• Чат-ассистент Mia: обработка языковой моделью во Франции (Mistral AI). Передача в США не происходит.
• Оплата картой: Datatrans AG в Швейцарии. В отношении Швейцарии действует решение Европейской комиссии об адекватности уровня защиты.

При использовании внешних сервисов, таких как WhatsApp или международные порталы бронирования, нельзя исключить обработку за пределами Европейского союза.

20. Срок хранения

Мы храним персональные данные только столько, сколько это необходимо для соответствующих целей.

Если действуют установленные законом обязанности по хранению, данные хранятся в течение срока этих обязанностей.

После отпадения соответствующей цели и истечения установленных законом сроков хранения данные удаляются или блокируются.

21. Ваши права

В соответствии с GDPR вы имеете следующие права:

• право на доступ,
• право на исправление,
• право на удаление,
• право на ограничение обработки,
• право на переносимость данных,
• право на возражение против обработки,
• право отозвать данное согласие.

Для реализации своих прав вы можете в любой момент обратиться к нам:

22. Отзыв согласия

Если обработка основана на вашем согласии, вы можете в любой момент отозвать это согласие с действием на будущее.

Правомерность обработки, совершённой до отзыва, этим не затрагивается.

23. Право на подачу жалобы в надзорный орган

Вы имеете право подать жалобу в надзорный орган по защите данных.

Для земли Тюрингия компетентен:

24. Шифрование SSL / TLS

Этот сайт из соображений безопасности использует шифрование SSL / TLS.

Зашифрованное соединение вы узнаете по тому, что адресная строка браузера начинается с «https» и отображается значок замка.

25. Отсутствие автоматизированного принятия решений

Автоматизированное принятие решений, включая профилирование, в смысле ст. 22 GDPR не осуществляется.

26. Актуальность и изменение этой политики конфиденциальности

Мы оставляем за собой право изменять эту политику конфиденциальности при технических, правовых или организационных изменениях.